Regime OSS: registrazioni contabili e adempimenti IVA

Cos’è quindi il Regime OSS? Perché dobbiamo conoscerlo? Sicuramente dobbiamo porci questo quesito se siamo titolari di un e-commerce che effettua regolarmente vendite vs clienti consumer UE (intesi quindi come soggetti privati che non possiedono una partita iva e sono stabili in un qualsiasi stato membro in Europa). Oggi chi vende con un marketplace noto come Amazon o con un sito proprio non può non conoscerlo dato che spesso la sua non applicazione potrebbe portare a sanzioni e problemi (anche in vari paesi UE) e la sua mancata applicazione a perdere spesso tanti soldi.

Anche se si vendono beni tramite un marketplace (ad esempio Amazon) si può o si deve – in alcuni casi – applicare obbligatoriamente tale regime. Molti ritenevano in passato di doversi preoccupare di OSS e problematiche affini solo quando le vendite venivano effettuate per il tramite di un sito web di proprietà o quando si curava in house logistica e spedizioni. Niente di più sbagliato! Oggi chi vende tramite e-commerce non può non conoscere il regime OSS e le numerose implicazioni e agevolazioni che ne derivano.

Sostanzialmente il tema potrebbe non interessare invece quelle imprese che vendono all’estero esclusivamente a soggetti business (intesi come professionisti e imprese stabilite in paese UE dotati quindi di regolare partita iva) o quelle imprese che vendono beni e/o servizi esclusivamente a clienti italiani business e consumer. In tutti i casi di vendita a distanza anche occasionale verso privati consumatori UE, le imprese interessate si devono preoccupare di monitorare tali vendite e comprendere per tempo eventuali obblighi di legge che possono stravolgere il loro agire imprenditoriale quotidiano. Vedremo meglio in seguito le soglie che fanno scattare determinati obblighi e le diverse possibilità di comportamento per le imprese italiane che possono essere seguite.

Ricordiamo infine come doverosa premessa che tale regime opzionale si applica sia nel caso di vendita di beni che di servizi e si applica anche nel caso l’impresa italiana che vende a distanza aderisca, sul fronte delle imposte dirette, al regime forfettario (di cui alla Legge 190/2014 e successive modifiche).

La normativa OSS in breve

Il D.Lgs 83 del 2021 ha dato attuazione in Italia alle direttive europee 2017/2455 e 2019/1995. L’unione europea sostanzialmente ha voluto semplificare la gestione delle cosiddette operazioni transfrontaliere ai piccoli operatori soprattutto dell’e-commerce e al contempo tentare di ridurre le frodi iva internazionali.

L’entrata in vigore ufficiale del regime OSS in Italia, dopo diversi slittamenti, è avvenuta in data 1° luglio 2021.

Di fronte al desiderio di semplificare procedure quotidiane, burocrazia e ridurre al massimo per le imprese gli obblighi di identificarsi all’estero (aprendo partite iva in tanti paesi europei al raggiungimento di determinate soglie di ricavi) possiamo oggi dire che di strada da fare ce n’è ancora tanta.

A cosa serve il regime OSS?

Il regime OSS semplifica la vita alle imprese che vendono a distanza in uno o più paesi europei tendenzialmente in maniera imponente verso clientela privata, soggetti dotati di solo codice fiscale per intenderci. Aderendo infatti a tale regime non è più necessario per le imprese aprire diverse partite iva nei vari paesi UE dove risiedono i propri clienti abituali (ci riferiamo sempre a clienti “privati consumatori”). In parole semplici invece di identificarsi ai fini iva in tutti gli stati membri UE dove si vende a clientela privata, con il regime OSS ci si interfaccia soltanto con l’agenzia delle entrate del paese in cui si ha la sede principale della propria attività e tutti gli adempimenti iva si svolgono in patria. Per un e-commerce italiano ad esempio (ditta o società con sede legale in Italia, dotata della sola partita iva italiana e iscritta regolarmente in una camera di commercio italiana) non è più necessario dotarsi, oltre alla partita iva italiana, anche di tante partite iva UE parallele (aperte e gestite da commercialisti locali in tutti gli stati membri dove si è soliti vendere); sostanzialmente si procede nel vendere in tutta Europa utilizzando la sola partita iva italiana e regolando i vari debiti IVA verso i diversi paesi UE solo con Agenzia delle Entrate italiana mediante lo sportello unico dell’OSS. In sintesi, Agenzia delle Entrate diventa a tutti gli effetti un intermediario: l’impresa italiana versa l’iva che spetta ai vari paesi europei all’Agenzia delle entrate italiana e poi questa girerà il dovuto alle sue omologhe estere. Non è più necessario quindi: aprire diverse partite iva all’estero, avere un commercialista o una società di consulenza straniera per la gestione iva delle stesse in ogni paese membro, presentare dichiarazioni iva in tutti i paesi Europei, versare l’iva in ogni stato dove ci si è dovuti identificare. Sostanzialmente il regime OSS semplifica e di molto la burocrazia, gli adempimenti iva in più paesi e riduce i costi in quanto non è più necessario conferire incarichi a commercialisti abilitati in ogni paese membro. Ovviamente vedremo che non sempre il regime OSS può sostituirsi al 100% alle rappresentanze fiscali o alle identificazioni (ovvero al detenere partite iva parallele in altri stati).

Quando non serve il regime OSS e quando è obbligatorio

Il regime OSS non serve se si vendono beni e servizi vs soggetti business stabiliti all’estero poiché quest’ultimi essendo dotati di partita iva iscritta al VIES, non sono soggetti consumer ma soggetti professionali; le vendite in questo caso vengono considerate “B2B” o “BtoB” (business to business), ovvero operazioni tra soggetti business e non privati e in questi casi l’OSS non serve. Un’impresa italiana che vende quindi un bene o un servizio verso un soggetto business europeo in fattura non applicherà l’iva, ma l’operazione sarà soggetta al consueto “reverse charge”.

Il regime OSS non serve inoltre se non si supera la soglia annua di 10.000 euro di vendite B2C verso privati UE. Basterà quindi prestare molta attenzione alla mole di vendite annuali a distanza nelle cui operazioni i  clienti sono esclusivamente soggetti privati europei (le operazioni di vendita in questi casi sono definite “B2C” o “BtoC” ovvero “business to consumer”). Facciamo un esempio: se un e-commerce italiano nel 2023 ha effettuato vendite a distanza verso clienti spagnoli per 5.000 euro, verso clienti francesi per 4.000 e verso clienti tedeschi per 500 euro (totale 9.500 euro) non avendo ancora raggiunto la soglia complessiva unica di 10.000 euro può fruire di un’agevolazione non di poco conto, ovvero fatturerà tali vendite applicando l’iva italiana anche a quei clienti privati consumatori che sono stabiliti in un paese UE qualsiasi. Se l’e-commerce italiano ha aderito al regime forfettario, ovviamente tali vendite saranno tutte senza applicazione dell’iva italiana al pari di qualsiasi vendita effettuata verso clienti privati italiani.

Nella soglia dei dieci mila annui non vanno conteggiate eventuali vendite verso soggetti business UE, ma contano solo le operazioni verso i consumer che risiedono nei vari paesi europei. La soglia ovviamente va conteggiata per i soli imponibili.

Quando si supera la soglia dei 10 mila euro di vendite verso i consumer UE in corso d’anno ecco che scattano le complicazioni; la relazione illustrativa al D.Lgs 83/2001 ha chiarito che per tutte le operazioni precedenti che non fanno superare la soglia non ci si deve porre alcun problema, ovvero queste rimangono tutte operazioni assimilate a quelle nazionali con applicazione di iva italiana o senza applicazione di iva se chi vende è in regime forfettario.

A partire però dall’operazione che fa scattare e superare la soglia, la normativa attualmente in vigore obbliga le imprese a seguire due strade alternative:

1. Aprire la partita iva nel paese UE di destino e fatturare quindi la vendita con la p.iva estera e applicando di conseguenza l’aliquota iva di quello specifico paese membro (in questo caso ad esempio se devi vendere in Francia, ricorrerai ad un  commercialista francese che ti aprirà partita iva francese, ti farà presenterà la dichiarazione IVA in Francia, ti farà inoltre pagare l’iva francese prevista a livello locale e le tue fatture avranno come mittente la tua partita iva estera mentre nel corpo fattura ci sarà l’aliquota iva francese prevista per quello specifico bene che stai vendendo); come si può intuire tale comportamento andrebbe poi replicato in ogni altro paese UE dove si continuerà a vendere una volta superata la soglia.
2. aderire al regime OSS prima di far scattare la soglia in modo da non dover aprire la partita iva poi nei vari paesi membri della UE; in questo caso si userà sempre la partita iva italiana, si applicherà l’aliquota iva del paese europeo di destino e poi si pagherà questo ammontare di “iva estera” mediante lo sportello unico OSS all’agenzia delle entrate italiana (in questo caso non serve un commercialista straniero, non si apre alcuna partita iva all’estero, ma si deve semplicemente utilizzare lo sportello OSS sia per la dichiarazione iva OSS trimestrale sia per il versamento di tutti gli importi di iva estere destinati ai vari paesi europei).

Per chiudere, repetita iuvant, ricordiamo che il Regime OSS non serve e non si applicherà per le vendite vs privati italiani e per le vendite vs soggetti business italiani ed europei. In questi casi rimangono in vigore tutte le regole che conosciamo.

Calcolo della soglia

La soglia va calcolata ogni anno e fa riferimento al volume di affari realizzato nell’anno precedente per le sole operazioni a distanza verso privati consumatori stabiliti nei vari paesi UE.

Ribadiamo che la soglia va considerata per i soli imponibili e mai va aggiunta eventuale iva. Si considerano inoltre sia le operazioni di vendita a distanza di beni ma anche di erogazione di servizi TTE (telecomunicazione, tele radiodiffusione, e servizi elettronici) effettuate in tutta Europa l’anno prima.

Quando aderire al regime OSS in via facoltativa

Al di sotto della soglia annuale dei 10 mila euro di vendite B2C, come abbiamo detto nei paragrafi precedenti, non è necessario né aprire partita iva nei paesi UE di destino né aderire al regime OSS. Ci si comporta sostanzialmente come se si vendessero beni e servizi a clientela italiana.

Volendo però si può optare fin da subito per l’adesione al regime OSS, senza così poi doversi preoccupare del momento preciso in cui si supererà la soglia. Si può aderire al regime OSS anche se si è ancora sotto la soglia, ad esempio ad inizio anno, o in fase di apertura della partita iva in Italia. Ricordiamo che nel momento in cui si dovesse superare la soglia, già per l’operazione che fa scattare il superamento della stessa, sarebbe necessario fatturare la vendita con la partita iva estera o con il regime OSS. Affrontare la questione prima del superamento della soglia e per tempo, risolverebbe quindi il problema di dover poi stoppare le vendite vs i consumer europei se non si fosse pronti.

Chi può usare il regime OSS?

Possono usare il regime OSS le imprese che vendono beni e servizi a clientela consumer stabilita in tutta Europa:

– a prescindere dal regime fiscale italiano adottato (regime forfettario, contabilità semplificata, ordinaria)

– a prescindere che siano impresa individuale o società (il regime OSS lo può applicare sia la SRL o la SAS che fatturano milioni di euro sia la piccola impresa individuale che fattura poco in regime forfettario)