Cos’è l’Apostille e per quali documenti è prevista?

L’Apostille, è un timbro che certifica l’autenticità del documento e la qualità di funzionario pubblico del soggetto che ha emesso l’atto. Si tratta di un sistema sistema semplificato di certificazione che ha sostituito la legalizzazione. Tale termine identifica l’attività di attestazione della qualità legale del pubblico ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento (atti, copie ed estratti), nonché dell’autenticità della firma stessa. Tale procedura è stata oggetto di intervento con la Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961.

Pertanto, è un timbro che certifica l’autenticità del documento e la qualità dell’autorità che l’ha rilasciato. Tuttavia, non ne certifica il contenuto, operazione che è rimessa alla relativa autorità competente, ad esempio nel caso di atti notarili, la certificazione del contenuto è rimessa al Notaio.

Tale operazione è rimessa alla Prefettura, per la generalità degli atti, mentre alla Procura per gli atti emessi dall’autorità giudiziaria.

Che cos’è l’Apostille

L’Apostille è un certificato ufficiale che autentica l’origine di un documento pubblico. È stata introdotta dalla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, che ha abolito l’esigenza della legalizzazione dei documenti pubblici stranieri. La Convenzione dell’Aja ha semplificato il processo di autenticazione dei documenti per verificarne l’autenticità in modo che possano essere riconosciuti in paesi esteri.

In pratica, si tratta di un timbro o un foglio allegato al documento originale che certifica la firma, la posizione dell’autorità firmataria e, se del caso, l’identità del sigillo o del timbro sul documento. Una volta che un documento è stato apostillato, è riconosciuto come autentico in tutti gli altri paesi firmatari della Convenzione dell’Aja.

Per apostillare un documento, è necessario che questo sia firmato da un pubblico ufficiale con firma depositata presso lo specifico ufficio del governo nel Paese che ha rilasciato il documento. Di conseguenza, non si può apporre su un documento privato o non firmato. Ora ti spieghiamo dove si fa l’Apostille: infatti, l’ente preposto può essere diverso a seconda della tipologia di documento.

Sono sostanzialmente due gli enti preposti per apporre l’Apostilla dell’Aja su un documento pubblico rilasciato da un’autorità italiana:

• La Prefettura
• La Procura della Repubblica

In particolare è necessario tenere in considerazione le seguenti fattispecie, legate al documento da legalizzare:

• Se il certificato è firmato da un funzionario comunale o dell’istruzione pubblica, tale firma è depositata in Prefettura;
• Se il certificato è firmato da un ufficiale giudiziario o da un notaio, tale firma è depositata in Procura;
• Se il certificato non presenta firme o le firme non sono depositate in Procura o Prefettura, non è possibile apporre la legalizzazione.

Tabella di riepilogo

Quando è necessaria

L’Apostille è necessaria quando un documento pubblico emesso in un paese deve essere presentato e riconosciuto come autentico in un altro paese che è parte della Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961. La procedura certifica l’autenticità della firma, del sigillo e della posizione dell’ufficiale che ha firmato il documento, facilitando il riconoscimento internazionale del documento senza ulteriori legalizzazioni.

Ecco alcuni casi comuni in cui potrebbe essere necessaria l’Apostille:

1. Studi all’estero: Se una persona intende studiare in un paese straniero, potrebbe essere necessario apostillare i certificati di studio, i diplomi o le trascrizioni per dimostrare il proprio percorso di studi nel paese di origine;
2. Lavoro all’estero: Per lavorare in un paese straniero, potrebbe essere richiesta per documenti come certificati di nascita, certificati penali o qualifiche professionali;
3. Matrimonio all’estero: Se una coppia intende sposarsi all’estero, potrebbe essere necessario apostillare certificati di nascita, certificati di divorzio (se applicabile) o altri documenti rilevanti;
4. Adozioni internazionali: Nel processo di adozione internazionale, potrebbero essere richiesti documenti apostillati come certificati di idoneità all’adozione, certificati penali o certificati medici;
5. Transazioni immobiliari: Se si acquista o si vende una proprietà in un paese straniero, potrebbe essere necessario apostillare documenti come procura, certificati di proprietà o altri documenti legali;
6. Eredità e testamenti: Per questioni di eredità in un paese straniero, potrebbe essere necessario apostillare testamenti, certificati di morte o altri documenti legali;
7. Affari e commercio: Le aziende che operano a livello internazionale potrebbero aver bisogno di apostillare documenti come certificati di incorporazione, bilanci, procura o contratti;
8. Riconoscimento di sentenze: Per far riconoscere una sentenza o un giudizio in un paese straniero;
9. Richiesta di cittadinanza o residenza: Se si intende richiedere la cittadinanza o la residenza in un paese straniero, potrebbero essere richiesti documenti apostillati come certificati di nascita, certificati di matrimonio o certificati penali.

È importante notare che non tutti i paesi sono firmatari della Convenzione dell’Aja, quindi l’attestazione potrebbe non essere accettata ovunque. Inoltre, anche se due paesi sono firmatari della Convenzione, uno di essi potrebbe avere requisiti specifici o eccezioni riguardo all’accettazione di documenti apostillati. Pertanto, è sempre consigliabile verificare in anticipo con l’entità o l’autorità straniera interessata per comprendere esattamente quali documenti sono necessari.

Dove si fa

Sono sostanzialmente due gli enti preposti per apporre l’Apostille dell’Aja su un documento pubblico rilasciato da un’autorità italiana:

• La Prefettura
• La Procura della Repubblica

Il timbro apposto da uno di questi enti rappresenta la speciale attestazione relativa alla qualità legale dell’Autorità rilasciante. Il timbro non certifica in alcun modo il contenuto del documento stesso, che, per quanto concerne gli atti notarili, è di competenza esclusiva del Notaio. Pertanto l’Ufficio apostille non ha alcuna competenza in ordine al contenuto del documento né ha alcuna autorità per modificarlo in alcun modo.

Competenza della Prefettura

Come affermato nel paragrafo precedente, è possibile chiedere l’Apostille in Prefettura. In particolare tale onere può essere assolto con riferimento ai documenti rilasciati dai Comuni italiani, dalle Camere di Commercio, dalle Università pubbliche, dalle Scuole, dai Ministeri. Tutti gli atti che non sono emessi da autorità giudiziarie sono apostillati in Prefettura, mentre per gli atti giuridici è competente la Procura della Repubblica.

Ad esempio appartengono a questa categoria di atti oggetto di attestazione in Prefettura, i seguenti documenti:

• Certificati emessi dal Comune;
• Visure Camerali munite di firma olografa, rilasciate dalla Camera di Commercio;
• Certificati di Laurea emessi dalle Università con firma del responsabile;
• Pagelle rilasciate da scuole pubbliche italiane (previa copia conforme all’originale);
• Certificati emessi da un Ministero italiano.

Questo elenco, tuttavia, benché esemplificativo non è esaustivo. Tuttavia, affinché la Prefettura possa procedere con l’apostillazione del documento è necessario che dall’atto risulti la firma olografa, su carta e manualmente, non tramite firma elettronica, di un funzionario pubblico con firma depositata.

È, inoltre, prevista una competenza per territorio. Infatti, l’attestazione può essere apposta dalla Prefettura presente sullo stesso territorio della PA che ha rilasciato il documento, oggetto di autentica.

Ad esempio, su un certificato di nascita rilasciato dal Comune di Roma, la Prefettura di Milano non può apporre l’Apostilla; deve essere per forza la Prefettura di Roma ad applicarla perché è solo lì che la firma è riconosciuta.

È possibile anche procedere a fare una copia conforme all’originale nella città dove si vive (in Comune o da un Notaio) e poi portare la copia presso la Prefettura locale (Ufficio Territoriale del Governo). Ad esempio, questo metodo è sicuramente molto utile laddove si viva in una città lontana dalla Prefettura. Ricordiamo che affinché la prefettura provveda ad apostille di documenti rilasciati dai comuni, è importante che siano dotati delle corrette diciture per l’estero. Altrimenti potrebbe accadere che la stessa istanza non sia accettata. La dicitura corretta che deve essere impiegata è la seguente: “rilasciato solo per l’estero”

Modalità di comunicazione alla Prefettura

I documenti possono essere inviati alla Prefettura via posta (posta ordinaria, raccomandata o corriere espresso) avendo cura di indicare:

• Il paese estero di destinazione;
• Un recapito telefonico (per eventuali comunicazioni);
• Allegare una busta affrancata e indirizzata;
• Allegare eventuali marche da bollo (solo se necessarie).

Competenza della Procura

Come dicevamo nel paragrafo precedente, l’Apostille della Procura è circoscritta a tutti gli atti che sono emanati dall’Autorità giudiziaria. Infatti, la Procura della Repubblica presso il Tribunale della città o della provincia in cui il certificato è rilasciato, è anche competente per apostillare i documenti.

La Procura della Repubblica è competente per apostillare i seguenti documenti: 

• Certificato del casellario
• Certificato carichi pendenti
• Atti sottoscritti da un funzionario del Tribunale
• Atti notarili
• Traduzioni asseverate

Traduzione dei documenti apostillati

I documenti, una volta che sono stati apostillati, devono essere tradotti nella lingua ufficiale dello Stato ricevente.

Per esempio, in Italia è accettata come traduzione ufficiale quella giurata. Tuttavia, nel caso di documenti italiani da far valere all’estero, l’Ente straniero destinatario degli atti e documenti apostillati potrebbe richiedere una traduzione certificata o legalizzata. Pertanto, è necessario informarsi preventivamente presso l’ente interessato a ricevere il documento tradotto sulla tipologia di traduzione accettata.

Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aja

Devi assicurarti di applicare la Apostille sul documento quando deve essere utilizzato in un Paese della Convenzione dell’Aja del 1961. Diversamente è necessario procedere con la legalizzazione, che è una procedura simile ma con un timbro diverso. Al link seguente puoi trovare l’elenco dei paesi che hanno aderito alla Convenzione Aja.

Paesi che hanno abolito l’Apostille

Non in tutti i Paesi, per presentare un documento, è necessario che esso sia certificato mediante Apostille. Infatti, non è prevista alcuna procedura di legalizzazione per tutti gli atti e i documenti rilasciati dalle autorità di Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda, Lettonia (Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987), Germania (Convenzione di Roma del 7 giugno 1968), Ungheria (Convenzione di Budapest del 26 maggio 1977). Quindi, in via esemplificativa, se la procura notarile è stata sottoscritta in Belgio, non è necessaria l’apostille, se redatta in lingua italiana, può essere immediatamente utilizzata in Italia di fronte al Notaio rogante.

Mentre i paesi aderenti alla convenzione dell’Aja sono i seguenti: Albania, Andorra, Antigua e Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaijan, Bahamas, Barbados, Bielorussia, Belgio, Belize, Bosnia-Erzegovina, Botswana, Brasile, Brunei-Darussalam, Bulgaria, Capo Verde, Cina (Hong Kong), Cina (Macao), Cipro, Colombia, Costa Rica, Croazia, Corea del Sud, Danimarca, Dominica, Ecuador, El Salvador, Estonia, Federazione Russa, Fiji, Finlandia, Francia, Georgia, Germania, Giappone, Gran Bretagna, Grecia, Grenada, Honduras, India, Irlanda, Islanda, Isole Cook, Isole Marshall, Israele, Italia, Kazakhstan, Kirghizistan, Lesotho, Lettonia, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Lussemburgo, Macedonia, Malawi, Malta, Mauritius, Messico, Moldova, Monaco, Mongolia, Montenegro, Namibia, Nuova Zelanda, Niue, Norvegia, Oman, Panama, Paesi Bassi, Perù, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Repubblica Domenicana, Romania, Saint Kitts and Nevis, Saint Lucia, Saint Vincent and the Grenadines, Samoa, San Marino, Sao Tome e Principe, Serbia, Seychelles, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Sud Africa, Suriname, Svezia, Svizzera, Swaziland, Tonga, Trinidad e Tobago, Turchia, Ucraine, Ungheria, USA, Vanuatu, Venezuela.

Procedura da seguire per paesi non aderenti

Per i paesi che non hanno aderito alla Convenzione dell’Aja occorre la legalizzazione da parte della Procura e, inoltre, il visto da parte del Consolato dello Stato straniero in Italia (a pagamento). La legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e i documenti rilasciati dalle seguenti Ambasciate e/o Consolati aderenti alla Convenzione Europea di Londra del 7 giugno 1968: Austria, Grecia, Malta, Portogallo, Svezia, Cipro, Irlanda, Norvegia, Regno Unito, Svizzera, Francia, Liechtenstein, Paesi Bassi, Repubblica Ceca, Turchia, Germania, Lussemburgo, Polonia e Spagna.

Costi da sostenere

Questo tipo di attestazione è, in generale, soggetta all’art. 1, comma 1, della Tariffa Allegato A al DPR n. 642/72. Pertanto, è dovuta un’imposta di bollo pari a € 16,00 per ogni Apostille, a prescindere dal numero di pagine dell’atto pubblico da apostillare. Con maggiore dettaglio:

• Se l’atto pubblico da apostillare è stato rilasciato in bollo, è in bollo anche la relativa apostillazione;
• Se l’atto pubblico da apostillare è stato rilasciato in esenzione dal bollo (purché con chiara motivazione indicata in base alla norma applicata) è in esenzione dal bollo anche la relativa apostillazione.

Inoltre, deve essere tenuto in considerazione che:

• Sono esenti da imposta di bollo atti, scritti e documenti relativi al procedimento di adozione.
• Sono esenti da imposta di bollo le dichiarazioni sostitutive di certificazioni e le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà.
• Sono esenti da imposta di bollo gli atti formati in Italia rilasciati in esenzione di bollo.

Per evitare di commettere errori è opportuno contattare preventivamente l’ente interessato per avere conferma delle eventuali marche da bollo dovute.

Conclusioni

L’Apostille rappresenta uno strumento fondamentale nel mondo della documentazione internazionale, semplificando notevolmente il processo di autenticazione dei documenti tra i paesi membri della Convenzione dell’Aia. La sua introduzione ha eliminato la necessità di un lungo e talvolta complesso processo di legalizzazione attraverso ambasciate o consolati, agevolando così la circolazione transfrontaliera di documenti pubblici. Nell’era della globalizzazione e dell’interconnessione internazionale, questo strumento si afferma come un pilastro essenziale per il riconoscimento legale dei documenti a livello internazionale, rendendo più agevoli le procedure burocratiche per individui e aziende che operano in contesti multi territoriali.

Normativa

• Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents

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