Negociando com negócio: Como falar com stakeholders

Como designers podem ir além da criação de interfaces e se tornar verdadeiros negociadores nas equipes de produto.

Você já pensou que, ao defender uma ideia em uma reunião, está negociando? Para designers, a negociação não acontece apenas na sala de vendas, mas em cada entrega de projeto.

Negociar é uma das práticas mais antigas da humanidade. Desde que os seres humanos começaram a viver em comunidades, surgiu a necessidade da divisão de recursos, resolução de disputas e colaboração. Nos primórdios, as trocas eram diretas, envolvendo alimentos, ferramentas e peles. A negociação era necessária para que ambas as partes saíssem satisfeitas e esse modelo de “ganha-ganha”, conhecido como economia de troca, foi um dos primeiros que envolviam a negociação econômica.

No universo corporativo isso é fato consumado. Quem contrata e quem fornece precisa e necessita de algum ganho.

Reuniões são extremamente necessárias para alinhamentos e sempre precisamos praticar a escuta ativa, adaptando-nos ao ambiente e realizando anotações, questionando para entender o “por quê” das necessidades de um projeto.

Essas agendas são conduzidas por analistas de produto e stakeholders trazem diversos jargões de negócio, métricas e objetivos específicos que geralmente são desconhecidos para designers, ali são alinhados muitos pontos do produto. Dito isso, como a negociação se relacionaria com a atuação de um designer?

Em todos os aspectos.

Imagine um cenário onde o stakeholder insiste em uma funcionalidade que não acreditamos ter prioridade pois já analisamos o contexto do usuário. Nesse aspecto a negociação entra em cena para equilibrar essa pedida para com o contexto da experiência do usuário.

Precisamos compreender todos esses pontos, aplicar as metodologias necessárias, entender os contextos do usuário e… negociar.

Dados e prototipação: A base da negociação

Durante a negociação, precisamos argumentar e utilizar dados fundamentados para comprovar essas teses. Geralmente, a prototipação de baixa fidelidade, criação de fluxos e exemplos visuais ajudam nessa tangibilização de ideias abstratas.

Seja em um produto completo ou apenas uma nova funcionalidade, criar um wireframe e demonstrá-lo, economiza tempo e mostra aos envolvidos o conceito antes mesmo de ter algo desenvolvido.

Essa argumentação precisa ser muito bem direcionada, conduzida com empatia e apresentando informações que sejam válidas para ambos os espectros do produto digital: usuário e negócio.

Lembre-se sempre: você não está sozinho. Na estrutura de desenvolvimento de produtos digitais, o designer pode estar acompanhado de Product Managers, Product Owners, Desenvolvedores, os próprios Analistas de Produto e também os stakeholders internos.

Para isso, precisamos… negociar.

Se você fosse o técnico de um time, quem seria o atacante? Bem provavelmente os dados. A defesa? Ficaria a cargo das soluções tangíveis: protótipos navegáveis, fluxos. Escalar esse `time` é demonstrar equilíbrio entre argumentos tangíveis e intangíveis. Busque se adaptar a possíveis restrições técnicas e de negócio para então priorizar o que realmente importa para os usuários do produto.

Em desenvolvimentos completos costumo trazer muito em pauta a Matriz Esforço x Impacto, também conhecida como Matriz de Eisenhower, criada pelo ex-presidente dos Estados Unidos Dwight D. Eisenhower.

Trata-se de uma matriz que auxilia na gestão de tempo e priorização de tarefas. Ela divide essas tarefas em quatro categorias, organizando-as de forma visual conforme a urgência e importância de cada uma.

Os quatro quadrantes da Matriz de Eisenhower são:

1. Ver e agir
2. Complexos
3. Prioritários
4. Descartar

A utilização da Matriz serve de argumentação fundamental para alinhar um MVP e definir o roadmap do produto, pavimentando assim um caminho para melhorias futuras sem desconsiderar a necessidade de lançamento.

Mais uma vez ressalto: Traga exemplos de soluções similares, coloque em pauta casos de sucesso que tiveram percalços semelhantes aos que enfrenta e descreva o que foi feito para contornar.

Certa vez ao desenvolver uma interface de buscador coloquei em pauta: Como é a interface do buscador mais utilizado da internet? Imagino que tenha pensado no Google. Com este simples argumento demonstrei que a usabilidade estava mais do que certificada.

Em nosso trabalho, negociar não é sobre vencer uma disputa e sim criar soluções e tangibilizar caminhos que atendam aos envolvidos. Utilizando-se de dados, empatia e exemplos claros, conseguimos construir soluções bem sucedidas.

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O poder dos documentos na arte da negociação

Municie-se de documentos. Anotações em um workshop podem registrar insights valiosos. Para o designer tudo que é produzido serve como documentação. Fluxos de usuário no Miro/FigJam ajudam a mapear as jornadas e identificar os pontos de fricção. Não há certo ou errado, a documentação no design pode ser muito viva e possuir diversas nuances.

Profissionais de áreas correlatas podem ter familiaridade com os softwares que você utiliza no seu dia a dia, mas quem atua ativamente com negócio pode não ter ideia do que seja “um Figma”. Para esse sentido, simplifique as soluções para demonstrações tangíveis a depender do público que verá o conteúdo, isso pode evitar problemas de interpretação e demonstrar a maleabilidade de seu processo.

Outra ferramenta extremamente valiosa e tem sua importância na negociação é o protótipo navegável. Ao desenvolver um protótipo com opções de interatividade e navegabilidade, demonstra-se aos stakeholders comportamentos que até então estavam em sua concepção mas de maneira intangível.

Tangibilizar soluções é fundamental.

Em um projeto que atuei e também escrevi sobre (confira aqui), pude comprovar para todos os envolvidos a importância dessa prática, além de uma documentação clara e direta que mostrava todos os comportamentos daquela funcionalidade, tangibilizando as soluções e permitindo aos stakeholders entenderem quais eram as ideias propostas.

Tal solução documentada foi tão bem aceita que, certa vez, foi usada como argumento (olha um aspecto da negociação novamente) para que uma nova funcionalidade fosse colocada no roadmap ao invés de ser considerada atrasada pois ela não era descrita no documento.

Algumas dicas práticas para a criação de uma documentação que seja clara e concisa e que sirva de artefato de negócio:

• Textos e seções claras que demonstrem o nome do produto/funcionalidade, seus objetivos e quais dores ela deve sanar
• Capturas de tela do protótipo ou do sistema, demonstrando com anotações em destaque quais os comportamentos, componentes interativos e caminhos
• Permita que haja um tempo de análise fora da reunião para que a validação seja analisada, concedida e documentada através do e-mail, por exemplo
• Mantenha esse documento em um repositório de fácil acesso e permita que ele seja modificado de maneira simples e direta, tornando-o responsivo e escalável caso seja necessário.

Documentar um projeto não é apenas registrar aquilo que foi/será feito. Crie canais de comunicação acessíveis para todos os envolvidos, evite retrabalho e estabeleça suas decisões através da… negociação.

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Designer ou negociador? Por que não os dois?

Como designers somos negociadores e precisamos ser excelentes nessa arte também. Não se limite apenas à criação de interfaces e protótipos. Atuamos como a ponte entre o que os usuários precisam e o que o negócio quer alcançar. Ser um bom negociador significa encontrar esse meio termo através de soluções que maximizem a satisfação de ambos os lados, respeitando sempre as limitações técnicas e financeiras do projeto.

Alguns desafios são comuns ao atuar como negociador:

• Resistência de stakeholders
• Falta de dados para justificar decisões
• Expectativas desalinhadas entre as equipes internas

Para esses casos, procure sempre usar analogias e exemplos de sucesso, além de tangibilizar através de frameworks visuais as suas ideias e decisões balizadas na percepção e entendimento da necessidade.

Ouça, argumente e adapte-se ao seu ambiente para garantir o sucesso dos projetos em que está envolvido. Proponha workshops para cocriação. Essa prática não apenas gera ideias como fortalece a sua posição e mostra aos stakeholders o seu envolvimento e segurança no projeto.

Sair do senso comum é bom e pode abrir portas para novas oportunidades, participando de projetos inovadores, liderando equipes e… negociando!

Como você tem utilizado dados e protótipos para negociar melhores soluções? Já documentou uma ideia que mudou o rumo de um projeto? Já negociou uma ideia e viu como ela transformou um projeto? Compartilhe como tem aprimorado suas habilidades de negociação no dia a dia e vamos fomentar essa discussão.

Referências e leituras complementares

• Como priorizar tarefas com a Matriz de Eisenhower — PUC Minas
• Negociação: Saiba como aprimorar esta habilidade — PUCRS
• Como desenhar Wireframes (Mesmo sem saber desenhar) — NNGroup (Inglês)

Negociando com negócio: Como falar com stakeholders was originally published in UX Collective